電郵不是通訊程式，不像後者，不是與其他人進行即時通話，我們須以寫書信的形式撰寫電郵，這樣才符合工作和社交禮儀。我曾經收到像下面的一封電郵，完全不知道寄出的那位同學是誰，也不知道他在說哪門學科。他大概沒有想起自己的電郵地址，只是一組由數字組成的學生編號：
| 黃自鴻博士： 你好，我想請問一下，這一科的作業我遲交了，是否會令這一科不及格？假如真的不及格，那麼我需要重修嗎？ |
還好，這位同學總算記得加上上款，起碼能夠確定他沒有發錯。教了這麼多年，愈來愈多同學沒有注明收信者和寄信者，顯然以為電郵和通訊程式是一碼子事，也說明手機對我們影響深遠：
| 老師好，我需要重修上學期的學科，如果這個學期沒有補考，九月學期還會再開課嗎？ |
事實上，我收到更多同學來信提交習作，除了附件以外，堪稱不著一字盡得風流，年紀輕輕即擁有史上眾多偉大詩人夢寐以求的藝術境界。但我怎麼能夠確定這不是一封垃圾郵件呢？
一切書信及其格式都是為了溝通而存在，要準確傳達信息，我們必須掌握基本的書信格式。現在人工智能大行其道，能夠幫助我們完成各種文字工作，可我們還是應該了解書信的寫作方法和邏輯，否則難以判斷機器生成的內容是否正確無誤。
從小我們就在中文課裏學寫書信，絕對不能缺少的就是上下款，在信中確定收發雙方的身份。在整個語境中，我們要謹記雙方身份的不同；中文書信極為着重長輩、平輩和晚輩的關係，我們須以恰如其份的語氣傳達內容。
養成合宜的語氣和態度，日後處事必定事半功倍。
撰文︰黃自鴻
香港都會大學人文社會科學院副教授