我在日常工作時須與香港各間大學的行政部門往來，綜觀往來書信，能準確運用公函格式者，非常罕見。雖說術業有專攻，特別是科學技術研究部門，對於這些規範可能一笑置之。不過，在我看來，這種公函格式反映的不只是行政部門的文案處理能力，更重要的是行政人員未能展示出應具的中文應用訓練，又憑什麼理由要求文憑試考生應該通曉應用文？當然，有些部門特別是外事單位，或是大學高層管理部門的文秘，行文精準用字迅捷，我亦不禁點頭，心道：「能做大秘書，必是大能力者。」
日常生活中總見到一些人囉囉嗦嗦，話總講不清楚。工作上最怕遇上這種人，條理不清誤了公事，會還先怪別人。有謂「文如其人」，在行文時，作者的語文運用能力良好，能讓讀者有效窺見作者的世界觀與邏輯能力，所以不少僱主在招聘員工時，或有大學在招生程序中，列明要求應聘者或投考者呈交個人自述。箇中表表者，可將信息清晰表達，運用文字表達我思，這種自述任誰閱讀上去都舒坦愜意，更想安排面試請來見上一見。
沒人不喜歡會說故事的人，這種傳意訓練應從初中開始做起，通過綜合式的聽、說、讀、寫，加上邏輯訓練。運用文字高效者，面對應用文體時，恍似戰陣上的司令員，下筆前先布局，下筆時緊扣要旨，一邊寫一邊潤飾，事後心讀一遍，如同打掃戰場盤點成果。這個基礎訓練的重要性，在於為寫作者大量節省運筆時的心力，同時培養文字敏感度。日子有功，文體格式、前稱下款，基本上都練入骨子，成了本能。省下來的時間，用作提煉文字，推敲着替換些典雅詞彙，添些古意，格調盎然。
應用文所以稱為「應用」，因為這是日常生活獲得社會約定成例的一套標準。文體規則是承托信息的媒介，我們選擇文體，就像為禮物選擇一塊最好的花紙，既要看材質，也要看風格。沒頭沒尾的、赤裸裸的純內容信息，無法顯示一個人的文字能力，也等於「入屋不叫人」，非常失禮。有謂「知書達禮」，掌握應用文就是知書的過程，也是一個人是否社會化、是否溫文爾雅的象徵，必須從早重視。
撰文︰黃冠麟
賽馬會鯉魚門創意館館長、學研社成員