學習中文實用寫作，我們必須了解各種文體的特點和要求，掌握文體的使用範圍、格式和技巧。先前的文章指出語境非常重要，除了基本用語與行文方式，無論在實際或是模擬的場合，怎樣運用合適的文字交代準確的內容，都是屬於取得成功的關鍵。
因此，在實用文教學中，我們重視訓練學生的語境意識，要求學生準確認識各種語言和說話的情境，掌握這些情境中發出者和接收者、內容主體、寫作背景和目的等要求。寫作實用文，作者須進入文本中的狀態，設身處地推敲發出者希望以怎樣的態度傳達什麼內容，預期接收者獲得訊息前後的感受，以及所表達的內容是否完整和具體。
例如投訴信，我們要準確說明事件經過和使人不快的始末，用平靜的語調要求對方正視問題，並提出合理的索償方案。寫作覆投訴信，我們亦須在文中交代調查的細節和結果，用有禮而不卑的態度回應哪怕是無理的要求，說服對方接受我們的立場，藉此建立品牌和公司的專業形象。
語境所以重要，源於不同的接收者、背景和目的等影響我們寫作時的行文。反映居住屋苑的清潔問題與購物時被店員誤導買了錯誤產品的情況不同，後者的寫作對象應該是公司的管理層，在語氣上應較前者強烈。
因此，我們要認清撰寫實用文時的語境，弄清文本的需要，選擇懇求、通知、命令等的態度和合適的語氣。我們大概不會在邀請長輩擔任活動嘉賓的信件中說：如果有什麼其他的問題，希望你能儘快回覆我。
撰文︰黃自鴻
香港都會大學人文社會科學院副教授，曾任中文榮譽文學士課程課程主任。